Konsep dasar atau pengertian Pelayanan
Publik (Public Services);
Pelayanan Umum menurut Lembaga
Administrasi Negara (1998) diartikan: “Sebagai segala bentuk kegiatan pelayanan
umum yang dilaksanakan oleh Instansi Pemerintahan di Pusat dan Daerah, dan di lingkungan
BUMN/BUMD dalam bentuk barang dan/atau jasa, baik dalam pemenuhan kebutuhan
masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan Peraturan
Perundang-undangan”
Departemen Dalam Negeri (2004)
menyebutkan bahwa; “Pelayanan Publik adalah Pelayanan Umum”, dan mendefinisikan
“Pelayanan Umum adalah suatu proses bantuan kepada orang lain dengan cara-cara
tertentu yang memerlukan kepekaan dan hubungan interpersonal tercipta kepuasan
dan keberhasilan. Setiap pelayanan menghasilkan produk, baik berupa barang dan
jasa”.
Dari beberapa pengertian pelayanan dan
pelayanan publik yang diuraikan tersebut, dalam konteks pemerintah daerah,
pelayanan publik dapat disimpulkan sebagai pemberian layanan atau melayani
keperluan orang atau masyarakat dan/atau organisasi lain yang mempunyai
kepentingan pada organisasi itu, sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang
ditentukan dan ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada penerima pelayanan.
2.2.2. Penyelenggaraan Pelayanan Publik
Penyelenggaraan pelayanan publik
dilakukan oleh penyelenggara pelayanan publik yaitu penyelenggara
Negara/pemerintah, penyelenggara perekonomian dan pembangunan, lembaga
independen yang dibentuk oleh pemerintah, badan usaha/badan hukum yang diberi
wewenang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi pelayanan publik, badan
usaha/badan hukum yang bekerjasama dan/atau dikontrak untuk melaksanakan
sebagaian tugas dan fungsi pelayanan publik. Dan masyarakat umum atau swasta
yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi pelayanan publik yang tidak mampu
ditangani/dikelola oleh pemerintah/pemerintah daerah.
Terdapat 3 unsur penting dalam pelayanan
publik, yaitu unsur pertama, adalah organisasi pemberi (penyelenggara)
pelayanan yaitu Pemerintah Daerah, unsur kedua, adalah penerima layanan
(pelanggan) yaitu orang atau masyarakat atau organisasi yang berkepentingan,
dan unsur ketiga, adalah kepuasan yang diberikan dan/atauditerima oleh penerima
layanan (pelanggan). Unsur pertama menunjukan bahwa pemerintah daerah memiliki
posisi kuat sebagai (regulator) dan sebagai pemegang monopoli layanan, dan
menjadikan Pemda bersikap statis dalam memberikan layanan, karena layanannya
memang dibutuhkan atau diperlukan oleh orang atau masyarakat atau organisasi
yang berkepentingan. Posisi ganda inilah yang menjadi salah satu faktor
penyebab buruknya pelayanan publik yang dilakukan pemerintah daerah, karena
akan sulit untuk memilah antara kepentingan menjalankan fungsi regulator dan
melaksanakan fungsi meningkatkan pelayanan.
Unsur kedua, adalah orang, masyarakat
atau organisasi yang berkepentingan atau memerlukan layanan (penerima layanan),
pada dasarnya tidak memiliki daya tawar atau tidak dalam posisi yang setara
untuk menerima layanan, sehingga tidak memiliki akses untuk mendapatkan
pelayanan yang baik. Posisi inilah yang mendorong terjadinya komunikasi dua
arah untuk melakukan KKN dan memperburuk citra pelayanan dengan mewabahnya
pungli, dan ironisnya dianggap saling menguntungkan.
Unsur ketiga, adalah kepuasan pelanggan
menerima pelayanan, unsure kepuasan pelanggan menjadi perhatian penyelenggara
pelayanan (Pemerintah), untuk menetapkan arah kebijakan pelayanan publik yang
berorientasi untuk memuaskan pelanggan, dan dilakukan melalui upaya memperbaiki
dan meningkatkan kinerja manajemen pemerintahan daerah. Paradigma kebijakan publik
di era otonomi daerahyang berorientasi pada kepuasan pelanggan, memberikan arah
tejadinya perubahan atau pergeseran paradigma penyelenggaraan pemerintahan,
dari paradigma rule government bergeser menjadi paradigma good governance. Dengan
demikian, pemerintah daerah dalam menjalankan monopoli pelayanan publik,
sebagai regulator/pembuat peraturan (rule government/peraturan pemerintah) harus
mengubah pola pikir dan kerjanya dan disesuaikan dengan tujuan pemberian otonomi
daerah, yaitu memberikan dan meningkatkan pelayanan yang memuaskan masyarakat.
Untuk terwujudnya good governance, dalam menjalankan pelayanan publik,
pemerintah daerah juga harus memberikan kesempatan luas kepada warga dan masyarakat,
untuk mendapatkan akses pelayanan publik, berdasarkan prinsip-prinsip kesetaraan,
transparansi, akuntabilitas dan keadilan.
Peningkatan pelayanan kepada masyarakat
seperti yang terdapat pada agenda reinventing government adalah pengembangan
organisasi yang bermuara pada terwujudnya a smaller, better, faster, and cheaper
government (pemerintah yang lebih kecil, lebih baik, lebih cepat, dan pemerintah
yang lebih murah). Agenda reinventing government bertumpu pada prinsip costumer
driven government (pemerintah berorientasi pada pelanggan). Instrumen dari
prinsip ini adalah pembalikan mental model pada birokrat dari keadaan yang
lebih suka dilayani menuju pada lebih suka melayani. Paradigma lama menempatkan
pemimpin birokrasi berada pada piramida tertinggi dengan warga negara
(costumer) berada pada posisi terbawah. Sebaliknya paradigma baru menempatkan
warga negara (costumer) berada pada posisi puncak dengan pemimpin birokrasi berada
pada posisi paling bawah (Osborne, 1992 ; Hardjosoekarto, 1997).
Ada sepuluh prinsip pelayanan umum yang
diatur dalam Keputusan Menteri Negara Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor
63/KEP/M.PAN/7/2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik,
kesepuluh prinsip tersebut adalah sebagai berikut;
a. Kesederhanaan;
Prosedur pelayanan publik tidak
berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan;
b. Kejelasan;
1) Persyaratan teknis dan administratif
pelayanan publik;
2) Unit kerja/pejabat yang berwenang dan
bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian
keluhan/persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik;
3) Rincian biaya pelayanan publik dan
tata cara pembayaran.
c. Kepastian waktu;
Pelaksanaan pelayanan publik dapat
diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
d. Akurasi ;
Produk pelayanan publik diterima dengan
benar, tepat dan sah
e. Keamanan;
Proses dan produk pelayanan publik
memberikan rasa aman dan kepastian hukum.
f. Tanggung jawab;
Pimpinan penyelenggara pelayanan publik
atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan
Penyelesaian keluhan/persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik.
g. Kelengkapan sarana dan prasarana
kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan
sarana teknologi telekomunikasi dan informatika (teletematika).
h. Kemudahan Akses;
Tempat dan lokasi sarana prasarana
pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat dan dapat memanfaatkan
teknologi telekomunikasi dan informasi.
i. Kedisiplinan, Kesopanan dan
Keramahan; Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah,
serta memberikan pelayanan dengan ikhlas.
j. Kenyamanan;
Lingkungan pelayanan harus tertib,
teratur, disediakan ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapih, lingkungan yang
indah dan sehat, serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan, seperti
parkir, toilet, tempat ibadah dan lainnya.
Untuk merealisasikan kesepuluh prinsip
pelayanan umum tersebut tidak mudah, karena terkait dengan kompleknya
penyelenggaraan pelayanan umum, banyak faktor yang mempengaruhi pencapaian
kinerja pelayanan yang optimal. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja
pelayanan umum mencakup; aparatur pemerintah sebagai penyelenggara (kualitas
SDM); masyarakat atau pelanggan sebagai pengguna atau penerima layanan umum;
Peraturan Perundang-undangan; mekanisme dan prosedur penyelenggaraan pelayanan
umum; sarana prasarana pendukung penyelenggaraan pelayanan; kelembagaan dan
sumber pendanaan untuk kegiatan operasioanl pelayanan umum, dan yang paling
menentukan adalah komitmen top pimpinan daerah.
Upaya meningkatkan kinerja pelayanan
umum akan mendapat hambatan, manakala kita tidak memahami masalah-masalah yang
ada pada masing-masing faktor yang mempengaruhi tersebut, oleh karena itu
diperlukan kemampuan untuk memadukan dan mengintegrasikan masing-masing faktor
tersebut.
Setiap Penyelenggaraan pelayanan publik
harus memiliki standar pelayanan, sebagai jaminan adanya kepastian bagi pemberi
didalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dan bagi penerima pelayanan dalam
proses pengajuan permohonannya.
Standar pelayanan merupakan ukuran yang
dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik sebagai pedoman yang wajib
ditaati dan dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan, dan menjadi pedoman bagi
penerima pelayanan dalam proses pengajuan permohonan, serta sebagai alat
kontrol masyarakat dan/atau penerima layanan atas kinerja penyelenggara
pelayanan. Oleh karena itu perlu disusun dan ditetapkan standar pelayanan
sesuai dengan sifat, jenis dan karakteristik layanan yang diselenggarakan serta
memperhatikan lingkungan. Dalam proses perumusan dan penyusunannya melibatkan
masyarakat dan/atau stakeholder lainnya (termasuk aparat birokrasi) untuk
mendapatkan saran dan masukan dan membangun kepedulian dan komitmen. Standar
Pelayanan Publik menurut Keputusan Menteri PAN Nomor : 63/KEP/M.PAN/7/2003,
sekurang-kurangnya meliputi:
a. Prosedur pelayanan;
b. Waktu Penyelesaian;
c. Biaya Pelayanan;
d. Produk Pelayanan;
e. Sarana dan Prasarana;
f. Kompetensi petugas pelayanan;
Selanjutnya untuk melengkapi standar
pelayanan tersebut diatas, ditambahkan materi muatan yang dikutip dari Rancangan
Undang-Undang tentang Pelayanan Publik yang cukup realistis untuk menjadi
materi muatan Standar Pelayanan Publik, sehingga susunannya menjadi sebagai
berikut;
1) Dasar Hukum
2) Persyaratan;
3) Prosedur pelayanan;
4) Waktu Penyelesaian;
5) Biaya Pelayanan;
6) Produk Pelayanan;
7) Sarana dan Prasarana;
8) Kompetensi petugas pelayanan;
9) Pengawasan intern;
10) Pengawasan extern;
11) Penanganan Pengaduan, saran dan
masukan;
12) Jaminan pelayanan.
Tambahan materi muatan standar pelayanan
publik tersebut diatas dimaksudkan untuk melengkapi, dasar pertimbangannya
cukup realiistis karena memasukan materi muatan dasar hukum memberikan
kepastian adanya jaminan hukum/legalitas bagi standar pelayanan tersebut.
Disamping itu, persyaratan, pengawasan, penanganan pengaduan dan jaminan
pelayanan bagi pelanggan perlu dijadikan materi muatan standar pelayanan
publik. Penyusunan standar pelayanan publik, harus mempertimbangkan aspek
kemampuan, kelembagaan dan aparat penyelenggara pelayanan, dan karakteristik
sosial budaya masyarakat setempat.
Dengan harapan, agar standar pelayanan
publik yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik, terutama oleh para
pelaksana operasional pelayanan yang berhadapan langsung dengan masyarakat,
dimengeti dan diterima oleh masyarakat/stakeholder.
2.2.5. Indikator Pelayanan Publik
Terdapat 5 (lima) determinan kualitas
pelayanan publik yang dapat dirincikan sebagai berikut (Parasuraman, Zeithami
dan Berry, 1988):
1) Keandalan (reliability), yaitu
kemampuan untuk melaksanakan pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan
terpercaya.
2) Ketanggapan (responsiveness), yaitu
kemampuan untuk membantu pelanggan dan memberikan pelayanan dengan cepat.
3) Keyakinan (confidence), yaitu
pengetahuan dan kesopanan pegawai serta kemampuan mereka untuk menimbulkan
kepercayaan dan keyakinan atau “assurance”.
4) Empati (emphaty), yaitu syarat untuk
peduli, memberi perhatian pribadi bagi pelanggan.
5) Berwujud (tangible), yaitu penampilan
fasilitas fisik, peralatan, personel, dan media komunikasi.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan
sebelumnya oleh Parasuraman, Zeithami dan Berry diidentifikasikan 10 (sepuluh)
faktor utama yang menentukan kualitas pelayanan publik (Tjiptono, 2005), yaitu
:
a. Reliability/keandalan, mencakup dua
hal pokok, yaitu konsistensi kerja (performance) dan kemampuan untuk dipercaya
(dependability).
b. Responsiveness/ketanggapan, yaitu
kemauan atau kesiapan para karyawan untuk memberikan pelayanan yang dibutuhkan
pelanggan.
c. Competence/kompetensi, artinya setiap
orang dalam suatu perusahaan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang
dibutuhkan agar dapat memberikan pelayanan tertentu.
d. Access/akses, meliputi kemudahan
untuk dihubungi dan ditemui.
e. Courtesy/kesopanan, meliputi sikap
sopan santun, respek, perhatian dan keramahan yang dimiliki para contact
person/pihak yang berhubungan.
f. Communication/komunikasi, artinya
memberikan informasi kepada pelanggan dalam bahasa yang mereka pahami, serta
selalu mendengarkan saran dan keluhan pelanggan.
g. Credibility/kepercayaan, yaitu sifat
jujur dan dapat dipercaya.
h. Security/keamanan, yaitu aman dari
bahaya, risiko, keragu-raguan.
i. Understanding/knowing the customer
(memahami/mengetahui pelanggan), yaitu usaha untuk memahami kebutuhan
pelanggan.
j. Tangibles/bukti, yaitu bukti fisik
dari jasa, bisa berupa fasilitas fisik, peralatan yang dipergunakan,
representasi fisik dari jasa.
Menurut LAN (2003), kriteria-kriteria
pelayanan tersebut antara lain:
1. Kesederhanaan, yaitu bahwa tata cara
pelayanan dapat diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat, tidak
berbelit-belit, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pelanggan.
2. Reliabilitas, meliputi konsistensi
dari kinerja yang tetap dipertahankan dan menjaga saling ketergantungan antara
pelanggan dengan pihak penyedia pelayanan, seperti menjaga keakuratan
perhitungan keuangan, teliti dalam pencatatan data dan tepat waktu.
3. Tanggung jawab dari para petugas
pelayanan, yang meliputi pelayanan sesuai dengan urutan waktunya, menghubungi
pelanggan secepatnya apabla terjadi sesuatu yang perlu segera diberitahukan.
4. Kecakapan para petugas pelayanan, yaitu
bahwa para petugas pelayanan menguasai keterampilan dan pengetahuan yang
dibutuhkan.
5. Pendekatan kepada pelanggan dan kemudahan
kontak pelanggan dengan petugas. Petugas pelayanan harus mudah dihubungi oleh
pelanggan, tidak hanya dengan pertemuan secara langsung, tetapi juga melalui
telepon atau internet. Oleh karena itu, lokasi dari fasilitas dan operasi
pelayanan juga harus diperhatikan.
6. Keramahan, meliputi kesabaran,
perhatian dan persahabatan dalam kontak antara petugas pelayanan dan pelanggan.
Keramahan hanya diperlukan jika pelanggan termasuk dalam konsumen konkret.
Sebaliknya, pihak penyedia layanan tidak perlu menerapkan keramahan yang
berlebihan jika layanan yang diberikan tidak dikonsumsi para pelanggan melalui
kontak langsung.
7. Keterbukaan, yaitu bahwa pelanggan
bisa mengetahui seluruh informasi yang mereka butuhkan secara mudah dan
gamblang, meliputi informasi mengenai tata cara, persyaratan, waktu
penyelesaian, biaya dan lain-lain.
8. Komunikasi antara petugas dan pelanggan.
Komunikasi yang baik dengan pelanggan adalah bahwa pelanggan tetap memperoleh
informasi yang berhak diperolehnya dari penyedia pelayanan dalam bahasa yang
mereka mengerti.
9. Kredibilitas, meliputi adanya saling percaya
antara pelanggan dan penyedia pelayanan, adanya usaha yang membuat penyedia
pelayanan tetap layak dipercayai, adanya kejujuran kepada pelanggan dan
kemampuan penyedia pelayanan untuk menjaga pelanggan tetap setia.
10. Kejelasan dan kepastian, yaitu
mengenai tata cara, rincian biaya layanan dan tata cara pembayarannya, jadwal
waktu penyelesaian layanan tersebut. Hal ini sangat penting karena pelanggan
tidak boleh ragu-ragu terhadap pelayanan yang diberikan.
11. Keamanan, yaitu usaha untuk
memberikan rasa aman dan bebas pada pelanggan dari adanya bahaya, resiko dan
keragu-raguan. Jaminan keamanan yang perlu kita berikan berupa keamanan fisik,
finansial dan kepercayaan pada diri sendiri.
12. Mengerti apa yang diharapkan
pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan berusaha mengerti apa saja yang
dibutuhkan pelanggan. Mengerti apa yang diinginkan pelanggan sebenarnya tidaklah
sukar. Dapat dimulai dengan mempelajari kebutuhan-kebutuhan khusus yang
diinginkan pelanggan dan memberikan perhatian secara personal.
13. Kenyataan, meliputi bukti-bukti atau
wujud nyata dari pelayanan, berupa fasilitas fisik, adanya petugas yang
melayani pelanggan, peralatan yang digunakan dalam memberikan pelayanan, kartu
pengenal dan fasilitas penunjang lainnya.
14. Efisien, yaitu bahwa persyaratan
pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapai
sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan
dengan produk pelayanan.
15. Ekonomis, yaitu
agar pengenaan biaya pelayanan harus ditetapkan secara wajar dengan
memperhatikan nilai barang/jasa dan kemampuan pelanggan untuk membayar